Sommario
- Travel Security e Viaggi d’Affari: la normativa italiana di riferimento
- Duty of Care e la gestione dei rischi di viaggio
- Il ruolo e le competenze del Travel Manager nella pianificazione delle trasferte in aree critiche
- AITMM ed EY alla Convention 2024 per approfondire i temi di Travel Security & Travel Compliance anche in ottica D&I
Travel Security e Viaggi d’Affari: la normativa italiana di riferimento
La forte instabilità che caratterizza l’attuale quadro geopolitico internazionale, mai come ora espone il personale in trasferta in aree potenzialmente critiche a significativi rischi di carattere “atipico” rispetto all’attività lavorativa svolta (cosiddetti “rischi di security”) che comportano specifici obblighi e responsabilità in capo al Datore di Lavoro e che i Travel Manager, oggi più che mai, sono sempre più chiamati a non sottovalutare nella pianificazione e gestione delle trasferte all’estero.
La normativa italiana in tema di protezione e tutela lavoratori è molto chiara per quanto riguarda il Dovere di Protezione del Datore di Lavoro (cd. Duty of Care) e, nello specifico, il D.lgs. n. 81/2008 (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro) ed il D.lgs. n. 231/2001 (Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica) rappresentano le due norme cardine in merito a tale obbligazione.
In particolare, riportiamo il testo dell’Interpello n.11/2016, in cui l’istante (nello specifico UILTRASPORTI) chiedeva “… se nell’obbligo giuridico in capo al datore di lavoro della valutazione di tutti i rischi per la salute e la sicurezza con la conseguente elaborazione del documento di valutazione dei rischi (DVR), così come disciplinato dagli artt. 15, 17 e 28 del D.Lgs. n. 81/2008 sia ricompresa anche la valutazione della situazione ambientale e di sicurezza intesa anche come security, in particolare in paesi esteri ma non solo, legata a titolo esemplificativo ma non esaustivo ad eventi di natura geo politica, atti criminali di terzi, belligeranza e più in generale di tutti quei fattori potenzialmente pericolosi per l’integrità psicofisica dagli equipaggi nei luoghi (tipicamente aeroporti, alberghi, percorso da e per gli stessi e loro immediate vicinanze) dove il personale navigante si trovi ad operare/alloggiare quando comandati in servizio”, in risposta al quale, con Prot. n. 19841 del 25/10/2016, il Ministero del Lavoro ha definitivamente chiarito, quanto segue: “… la Commissione ritiene che il datore di lavoro debba valutare tutti i rischi compresi i potenziali e peculiari rischi ambientali legati alle caratteristiche del Paese in cui la prestazione lavorativa dovrà essere svolta, quali a titolo esemplificativo, i cosiddetti «rischi generici aggravati», legati alla situazione geopolitica del Paese (es. guerre civili, attentati, ecc.) e alle condizioni sanitarie del contesto geografico di riferimento non considerati astrattamente, ma che abbiano la ragionevole e concreta possibilità di manifestarsi in correlazione all’attività lavorativa svolta”.
Duty of Care e la gestione dei rischi di viaggio
Sempre più, nella pianificazione dei viaggi d’affari, sentiamo parlare del concetto di Duty of Care.
Di cosa si tratta? Con il principio di Duty of Care ovvero “dovere di diligenza” si intende l’obbligo da parte del datore di lavoro di tutelare la sicurezza fisica e psicofisica dei propri dipendenti nel luogo e nelle trasferte di lavoro sia in Italia che all’estero, indipendentemente dall’attività lavorativa svolta.
Minacce di natura dolosa e/o accidentale, come attacchi terroristici, episodi di criminalità violenta e disastri naturali rendono pertanto sempre più necessaria la gestione dei rischi di viaggio. Tale necessità ha portato l’Organizzazione Mondiale per la Normazione ad elaborare lo standard ISO 31030 sul “Travel risk management – Guidance for organizations”. Si tratta di una norma tecnica di alto livello che rappresenta la best practice di rifermento per le organizzazioni che vogliono anticipare, valutare e mitigare i possibili rischi a cui sono potenzialmente esposti i dipendenti, i loro accompagnatori ed ospiti durante le trasferte ed i viaggi di lavoro.
La gestione dei rischi di viaggio richiede pertanto che le organizzazioni valutino in anticipo il potenziale degli eventi, sviluppino adeguate misure di mitigazione e comunichino ai propri viaggiatori le possibili esposizioni a situazioni di pericolo.
Uno dei principali obiettivi dello standard ISO 31030 è quello di promuovere all’interno delle organizzazioni aziendali una cultura che prenda in seria considerazione il rischio legato ai viaggi, risorse adeguate e gestione basata sul criterio dell’efficacia in conformità delle normative italiane vigenti.
Di seguito i principali benefici:
- contribuire alla capacità di continuità operativa e alla resilienza organizzativa;
- migliorare la fiducia dei lavoratori nelle disposizioni in materia di salute, sicurezza e protezione connesse ai viaggi;
- consentire il business in luoghi ad alto rischio;
- migliorare la reputazione e la credibilità di un’organizzazione, con un effetto positivo sulla competitività, sul turnover del personale e sull’acquisizione di talenti;
- ridurre l’esposizione legale e finanziaria;
- aumentare la produttività generale;
- contribuire al raggiungimento degli obiettivi di sviluppo sostenibile rafforzando la dimensione sociale della sostenibilità.
A tale scopo è importante osservare come la ISO 31030 si basi sui principi, sulla struttura e sul processo di gestione del rischio propri dello Standard ISO 31000 “Risk management – Guidelines”, come ben richiamato ed illustrato nella stessa e come di seguito illustrato:
Il ruolo e le competenze del Travel Manager nella pianificazione delle trasferte in aree critiche
Operare in conformità allo standard ISO 31030 significa assegnare al Travel Manager un ruolo determinante con competenze specifiche, anche avvalendosi di supporti esterni e consulenziali, per bilanciare gli obiettivi di business dell’organizzazione con la pianificazione e gestione dei rischi di viaggio, con particolare riferimento alle trasferte in aree critiche. Fondamentale in questa fase diviene assicurarsi l’impegno dell’alta direzione in termini di allocazione di budget, risorse e definizione della Travel Policy, con particolare riferimento ai seguenti step:
Comprendere il contesto operativo esterno sulla base delle migliori informazioni disponibili: il punto di partenza non può che richiedere di effettuare una approfondita analisi del contesto esterno dell’organizzazione in riferimento alla destinazione del viaggio in termini di pericoli e minacce, come ad esempio: fattori politici, socio-economici, culturali, etici, giuridici, normativi, atti di terrorismo, attivismo politico, religioso, ideologico, insurrezioni, disordini sociali, guerre di matrice politica, microcriminalità compreso il rapimento organizzato a scopo di riscatto, rischi per la salute legati a malattie infettive ed epidemie, condizioni igieniche locali o malattie di origine alimentare, incidenti legati ai mezzi di trasporto (siano essi via terra, via mare o via aerea), incidenti di natura ambientale come neve, ghiaccio e alluvioni, disastri industriali come esplosioni, crolli ed incendi, così come aggressioni legate al profilo personale del viaggiatore o connesse a comportamenti imprudenti e negligenti del viaggiatore stesso.
Comprendere il contesto operativo interno e l’idoneità dei viaggiatori: in questa fase è necessario prestare attenzione al profilo del viaggiatore sia dal punto di vista medico-sanitario che di D&I, in quanto fattori come razza, nazionalità, identità culturale, genere, orientamento sessuale, religione, età, posizione e disabilità potrebbero avere effetti sui rischi associati alla destinazione, facendo qui riferimento alle necessarie politiche di D&I di cui l’organizzazione deve sempre più tenere conto. Così come occorre prendere in considerazione per ogni trasferta le differenti tipologie di viaggiatori, quali dirigenti e membri del CdA, lavoratori diretti, lavoratori indiretti o collegati alla supply chain, stagisti, studenti, ospiti, famigliari, accompagnatori e così via.
Valutazione dei rischi di viaggio (Travel Risk Assessment): questa fase è particolarmente delicata in quanto prevede la necessità di supportare l’organizzazione nel prendere decisioni informate sul consentire o meno il viaggio pianificato, in linea con i criteri di rischio concordati e con il tipo di trattamento di rischio che sarebbe adeguato applicare prima e durante il viaggio. Tale processo si compone delle seguenti fasi:
- Identificazione dei rischi (RiskI dentification),
- Analisi dei rischi (Risk Analysis) in termini di probabilità ed impatto, e
- Ponderazione dei rischi (Risk Evaluation).
Politiche di Trattamento dei rischi di viaggio (Travel Risk Treatment): questa fase riguarda la scelta delle politiche di trattamento de rischi di viaggio più opportune in funzione delle risultanze della fase precedente. Le politiche di trattamento del rischio possono riguardare:
- l’elusione del rischio (Risk Avoidance), ossia la decisione di annullare il viaggio), le restrizioni da adottare durante la trasferta e le autorizzazioni pre-partenza;
- il trasferimento del rischio (Risk Sharing) in riferimento a polizze assicurative specifiche e coperture assicurative idonee,
- la mitigazione del rischio (Risk Reduction) attraverso, ad esempio, formazione e informazione specifica, protocolli di comunicazione adeguati, selezione degli alloggi e dei mezzi di trasporto, sicurezza delle informazioni e protezione della privacy, valutazione dei percorsi, servizi accoglienza (Meet & Greet), piani di evacuazione, monitoraggio dell’itinerario dei viaggiatori (tracking), ecc.
AITMM ed EY alla Convention 2024 per approfondire i temi di Travel Security & Travel Compliance anche in ottica D&I.
AITMM, da sempre impegnata nel promuovere il valore della professione dei Travel Manager e supportare i propri associati nell’approfondire le sfide e le opportunità che li vedono coinvolti in un contesto complesso ed in continua evoluzione, in occasione della Convention Annuale 2024, ha voluto dedicare un ampio spazio, grazie al contributo di EY, per approfondire il tema della Travel Security in conformità con le migliori pratiche riconosciute a livello globale.
In particolare, l’avvocato Romolo Pacifico, Partner del dipartimento Forensic & Integrity Services di EY, ha portato la sua vasta esperienza e la sua competenza nel settore per affrontare le sfide emergenti legate alla sicurezza aziendale e alla conformità normativa, offrendo ai partecipanti un’analisi approfondita sulle tematiche cruciali legate alla sicurezza e all’integrità aziendale in tema di viaggi d’affari.
L’avvocato Pacifico ha illustrato l’approccio di EY per la valutazione dei rischi associati alla Travel Security, che si distingue per le seguenti caratterizzazioni:
- sviluppato in collaborazione con il Consiglio Nazionale delle Ricerche (CNR),
- basato su normativa italiana(Lgs. 81/2008 Testo unico sulla salute e sicurezza sul lavoro, D.Lgs. 231/2001, Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica), e
- standard internazionali (ISO 31000 “Risk management – Guidelines”, ISO 31030 “Travel risk management – Guidance for organizations
In particolare, la piattaforma di Travel Security di EY – Sectra24® – nasce per soddisfare i bisogni delle organizzazioni che operano in contesti potenzialmente critici consente al personale viaggiante di ricevere alert e altre notifiche push, al fine di segnalare eventuali situazioni di emergenza o attivare, su base volontaria, funzionalità di tracking statico (Check-in) o dinamico (Live Tracking), volte ad agevolare attività di monitoraggio passivo e proattivo, specialmente in caso di spostamenti in aree a rischio
La dott.ssa Anna Villani, Security Advisor del dipartimento Forensic & Integrity Services di EY, con un’esperienza ventennale nel campo della sicurezza integrata e delle norme di standardizzazione internazionale ISO/CEI/UNI e Lead Auditor UNI PdR 125:2022 (Prassi di Riferimento UNI sulla Parità di Genere) e UNI ISO 30415 (Diversità e Inclusione – Gestione delle Risorse Umane) ha illustrato le strette interrelazioni tra Diversity & Inclusion (D&I) e il Dovere di Protezione del Datore di Lavoro (Duty of Care) nei viaggi d’affari.
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